Всичко за sHRedy: често задавани въпроси (част II)

Въпросите, които получаваме от потенциални и бъдещи клиенти не са просто запитвания, а отражение на реалните предизвикателства, пред които са изправени организациите, избрали пътя на дигиталната трансформация на своите трудово-правни процеси. Практиката ни показва, че те могат да варират от това как конкретно се спазва законодателната рамка до това възможно ли е да се постигне интеграция с вече съществуващите фирмени системи.

Ето защо настоящата статия е втората от поредицата, посветена на най-често задаваните въпроси за решението sHRedy. В нея ще откриете задълбочени отговори и практически насоки, които ще ви помогнат да разберете как работи системата, какви ползи носи и как може да бъде успешно интегрирана във вашата организация.

1. Как става подписването и връчването на документи в sHRedy?

Интеграцията на sHRedy с официалните доставчици на удостоверителни услуги Borica и Evrotrust гарантира, че за подписване на документите разполагате с официални КЕП, които според наредбата за електронните трудови досиета сте задължени да използвате като работодател. Вие самите може да прецените с какъв подпис да подписват служителите ви – ако така предпочитате, може да предоставите КЕП за ваша сметка и чрез двата доставчика. Друг вариант, който може да използвате с Evrotrust, е усъвършенстван електронен подпис.

Легитимното връчване на документи, от друга страна, се постига чрез електронна препоръчана поща, която се осигурява от страна и на двата доставчика. Освен че е част от изискванията на наредбата, този механизъм предоставя гаранция за получаване на документа, може да се използва като доказателство при спорове и др.

2. Какво е необходимо, за да могат да подписват служителите ми?

Мобилното приложение на sHRedy, достъпно за iOS и Android, позволява на служителите да подписват документи директно от своето смарт устройство – без необходимост от компютър, флаш памет или допълнително оборудване. Това означава, че електронният подпис е винаги на разположение – буквално „в джоба им“. Резултатът е по-висока мобилност, гъвкавост и подобрено потребителско изживяване.

3. Абонаментът за sHRedy осигурява ли КЕП?

Абонаментът за sHRedy осигурява КЕП, като ценообразуването е различно за различните решения.

Абонаментът за sHRedy Junior предоставя определен брой подписи, които избирате в зависимост от цената на плана, за който се абонирате. Например, при план за 20 служители с цена от 169 евро месечно получавате 50 подписа.

При абонамент за пълната версия на sHRedy няма предварително осигурени подписи – в този случай цената на подписите се определя отделно в зависимост от потреблението, т.е. плащате за това, което реално използвате.

4. Системата информира ли ме, когато има нужда от предприемане на действие?

Да. Когато трябва да предприемете действие, системата разполага с настройки за нотификации, които могат да бъдат конфигурирани спрямо вашите изисквания, така че имейлите, които получавате да бъдат във ваш контрол. Някои от съобщенията могат да се настроят кога и колко често да се изпращат. Отделно от това, служителите ви получават “push“ нотификации и чрез мобилното приложение на sHRedy, чрез което се гарантира, че те ще бъдат незабавно информирани винаги, когато трябва да реагират.

5. Може ли решението да се интегрира с други HR или ТРЗ системи?

Архитектурата на sHRedy позволява интеграция с всеки тип отворена HR система. Това означава, че ако вече използвате HR решение, което позволява комуникация с друга система, sHRedy може успешно да се интегрира с него, така че да дигитализира цялостно вашите HR дейности. Освен подобрено потребителско преживяване, това би спомогнало и за удовлетворяване на изискванията за електронно трудово досие на българското законодателство.

Допълнително, решението предлага „single sign-on“ (SSO), чрез което може да достъпите sHRedy чрез корпоративния си акаунт. Ако така предпочитате, за да постигнете двуфакторна автентификация (вградена стандартно в решението) може да осигурите интеграция с Authenticator App. В този случай тя би съчетала два канала на автентификация. Това са само два конкретни примери за интеграция, които sHRedy предоставя.

6. sHRedy локализиран ли е на други езици?

sHRedy е достъпно на български, английски и румънски език. В зависимост от нуждите на организацията системата може да поддържа двуезичен режим на работа, напр. български и английски или румънски и английски език.

Едно от ключовите ни предимства спрямо други подобни решения е поддържането на двуезични шаблони на документи. Това е особено ценно за компании, които използват английски като официален език в комуникацията и документацията, тъй като гарантира последователност, яснота и съвместимост на всички нива.

***

Без значение дали сте в етап на проучване, планиране или вече обмисляте конкретна имплементация, информираният избор за системата на електронно трудово досие, която сте избрали да въведете, е съществена крачка към успеха на проекта ви.

В поредица от две статии се постарахме да ви запознаем с sHRedy отблизо. Ако имате допълнителни въпроси или бихте искали да видите как работи системата на практика, не се колебайте да се свържете с нас.

Всичко за sHRedy: често задавани въпроси (част II)