С близо пет години стабилно пазарно присъствие, sHRedy се утвърди като един от лидерите в дигитализацията на HR процесите. Независимо дали става дума за технологични компании, производствени предприятия или търговски организации, едно нещо е сигурно – темата за електронното трудово досие предизвиква все по-голям интерес. Това е още по-вярно днес, когато държавата въведе единния електронен трудов запис, с който замести трудовата книжка и направи поредната крачка в посока дигитализиране на трудово-правните отношения между работника и работодателя.

Достатъчна ли е обаче електронната трудова книжка за дигитализиране не трудовите ни процеси, така че да постигнем по-висока ефективност, сигурност и устойчивост? Със сигурност не. За това е необходимо и електронното трудово досие (ЕТД). Чрез въвеждане на подходящо ЕТД бизнесът практически постига реалните ползи от дигитализацията, като например автоматизиране и ускоряване на административните трудовоправни процеси, спестяване на време, разходи и ресурси и цялостно модернизиране на начина си на работа.

Ето защо в две поредни статии ще разгледаме най-често задаваните въпроси за платформата sHRedy, които чуваме от организации като вашата и ще дадем практични отговори, които да ви помогнат да вземете информирано решение.

  1.    Легитимно ли е да поддържам електронно трудово досие?

Възможността за поддържане на ЕТД в България съществува от 2018 г., когато е приета съответната Наредба за електронните трудови досиета. Същата възможност е уредена като опция и в чл. 128б от Кодекса на труда. Наредбата определя както кои документи могат да се съхраняват в електронен формат, така и какви са изискванията към системата за електронни трудови досиета, която работодателят може да използва. sHRedy е първото легитимно електронно трудово досие, което отговаря напълно на изискванията на националното законодателство.

  2.    sHRedy само електронно трудово досие ли осигурява?

Да, sHRedy е решение за електронно трудово досие. Независимо от това то предлага много други функционалности, които улесняват административната работа на HR отдела. Пример за това е поддържане на процеси като отчитане на работното време чрез „timesheet“ за служителите или заявяване на работа от вкъщи/ запазване на място за работа в офис, с което може да осъществявате мониторинг в реално време на присъствената или дистанционна работа на служителите си. Друга функционалност например е предоставяне на индивидуален календар на работните и почивни дни, и др.  

  3.    Мога ли да използвам sHRedy при проверки от Изпълнителна агенция (ИА) „Главна инспекция по труда“?

Разбира се. При проверки от ИА „Главна инспекция по труда“ вие може да демонстрирате както самата система, така и оригиналните електронни трудовоправни документи. Въведената интеграция с официалните доставчици на удостоверителни услуги Borica и Evrotrust гарантира, че всички изисквания на наредбата ще бъдат спазени, а именно – ще разполагате с механизъм за двуфакторна автентикация, електронна препоръчана поща, квалифициран електронен подпис (КЕП) и квалифициран електронен времеви печат. В зависимост от изискванията на проверяващия може да покажете оригиналите на документите като електронни файлове или да ги разпечатате.

  4.    Колко време отнема имплементацията?

Имплементирането на sHRedy е бързо и гъвкаво, съобразено с нуждите на съвременния бизнес. То зависи както от това кое от двете решения изберете (sHRedy или sHRedy Junior), така и от вашето съдействие за постигане на поставените срокове. Обичайната практика показва, че внедряването на преконфигурираната версия sHRedy Junior отнема 4-5 дни, докато въвеждането на пълното решение на sHRedy изисква период от порядъка на три-четири седмици.

  5.    Какво да правим със старите хартиени документи?

По принцип не е задължително да променяте стария хартиен архив документи, който винаги препоръчваме да запазите в оригиналния му вид. Независимо от това чрез sHRedy е възможно да предприемете два подхода, за да дигитализирате документите. Първият е да сканирате, удостоверите с КЕП и импортирате в системата. Вторият е да сканирате, удостоверите с КЕП и да използвате специалната функция на sHRedy „масово импортиране на документи“, чрез която спестявате значително време, средства и усилия.

  6.    Могат ли данните ми да бъдат на собствената ми фирмена инфраструктура?

Независимо че sHRedy стандартно се прилага като облачно решение, отговорът е да – sHRedy може да бъде имплементиран и във вътрешно фирмената ви среда, така че да запазите пълен контрол върху данните си. Тази възможност отличава sHRedy от други конкурентни предложения и гарантира, че предпочитанията на клиентите ни за нас са първостепенен приоритет.

                                                                                                                 *** 
В тази първа поредица от въпроси и отговори се постарахме да покрием част от основните теми, които ви вълнуват при взимането на решение за въвеждане на платформата sHRedy. Ако има тема, по която бихте искали да получите повече конкретика или според вас има въпрос, който пропускаме и бихте желали да отговорим, не се колебайте да ни пишете.

В следващата статия очаквайте конкретни разяснения относно начина на работа на решението. Независимо дали става дума за технически въпроси, функционалности на платформата или конкретни стъпки за въвеждането на sHRedy, ние сме тук, за да помогнем.