Чували сте за възможността за въвеждане на електронно трудово досие и дигитализация на човешките ресурси, но все още се двоумите дали да направите решаваща крачка и да преминете към все по-популярните инструменти за оптимизиране и автоматизиране на тези процеси? Не сте сигурни дали ще може да осигурите съответствие с нормативните изисквания, сигурността на информацията и вътрешните си процеси? Не може да прецените струва ли си промяната за организацията и какви ползи би донесла тя?
В тази статия ще ви представим някои от основните предизвикателства, които може да разрешите с въвеждането на електронно трудово досие, предимствата от въвеждането му на практика и добавената стойност, която може да създадете.
Предизвикателства пред управлението на трудово-правните процеси
Въпреки че всяка организация има свои специфични вътрешни процеси, класическото управление на трудово-правните отношения често се отличава с някои общи характеристики, които създават предизвикателства пред всички организации.
Общи предизвикателства
Основните предизвикателства, свързани с традиционния начин на управление на трудово-правните отношения често се изразяват в:
– повишени разходи: необходимост от обработка и администриране на голямо количество физически документи, което създава повишени разходи за труд, хартия, места за съхранение, печат и куриери;
– бавни процеси: физическото администриране на документите води до забавяне, риск от човешки грешки, трудна проследимост и др.;
– липса на гъвкавост: затруднена работа от разстояние, трудно организиране на процеси, свързани с връчването на документи, бавна адаптация към променящи се нормативни изисквания и др.
В резултат от това без подходящите дигитални инструменти управлението на трудово-правните процеси често е скъпо, неефективно и с висока административна тежест.
Някои други последствия
Независимо че проблемът с физическото управление на трудово-правните процеси е по-голям при по-големите организации, всяка компания разходва ценен HR ресурс за създаване и поддържане на трудовите досиета на хартия. Това натоварва HR екипите и ги лишава от възможност да работят дистанционно, както и да се концентрират върху стратегически задачи. Методът се характеризира още с голям въглероден отпечатък, което често е в противоречие с целите за устойчиво развитие на компаниите.
Как може да помогне електронното трудово досие
Възможността за въвеждане на електронно трудово досие се урежда от чл. 128б от Кодекс на труда и съответната наредба. Наредбата определя както видовете документи, които могат да бъдат съхранявани електронно, така и изискванията към системата на досието, която работодателят може да въведе.
Преки ползи от въвеждане на дигитално решение
Конкретните ползи от въвеждане на електронно трудово досие зависят от спецификите на избраната система и нуждите на компанията. Накратко, основните ползи могат да включат:
- намаляване на разходите: електронното трудово досие спестява разходи за обработката на документи, хартия, печат и куриери;
- намаляване на въглеродния отпечатък: добрите електронни трудови досиета могат да елиминират напълно хартията в трудово-правните отношения;
- подобряване на ефективността на HR процесите: подходящото дигитално решение може да автоматизира рутинните трудово-правни процеси, да спести време на HR екипа и да освободи ресурс за стратегически задачи;
- гарантиране на съответствието с нормативните изисквания: добрите електронни досиета отговарят на законодателството на страната и минимизират правните рискове;
- подобрена сигурност на информацията: чрез криптиране и обособяване на различни права на достъп, електронните системи подобряват сигурността на данните;
- минимизиране на риска от човешки грешки: електронните системи свеждат до минимум риска от пропуски или загуба на документи и подобряват проследимостта;
- по-бързи административни процеси: служителите могат да подават и съгласуват своите заявления напълно дигитално за секунди, а чрез специфични масови дигитални услуги времето за администрация на мениджмънта може да бъде съкратено в пъти и дори сведено до нула.
Тези аспекти могат да бъдат обогатени по различни начини, които подобряват преживяването на организациите. Пример за това са интеграция с други системи, self-service портали, мобилни приложения за служители и др.
Добавена стойност
Въвеждането на електронно трудово досие създава цялостна добавена стойност чрез модернизиране на начина на работа на организацията. Добрите решения могат изцяло да оптимизират трудово-правните процеси, да повишат продуктивността на HR екипа и да подобрят административното взаимодействие на служителите с компанията. Те също са и ефективна крачка в посока изграждане на „зелен офис“ и намаляване на въглеродния отпечатък на компанията.
Електронното трудово досие би могло да бъде свързващо звено в една “екосистема” от решения за управление на човешките ресурси. При правилно внедряване и интеграция с други решения, то може да доведе до автоматизиране на всички HR процеси, както и да направи легитимна дигиталната комуникация в трудово-правните отношения в България.
Заключение
Въвеждането на електронното трудово досие е възможност, предоставена от законодателството на Република България. То поставя изисквания към системата, която може да внедри работодателят.
Добрите решения носят преки и косвени ползи за работата на HR екипа, служителите и организацията като цяло. Сред тях са намаляване на разходите, повишаване на ефективността на HR екипа и подобряване на сигурността на данните. Те създават още допълнителна добавена стойност, свързана с модернизиране на начина на работа, въвеждане на зелени политики и подобряване на преживяването на служителите.
Свържете се с нас и разгледайте първото легитимно електронно досие в страната, подходящо за всякакви организации. Следете блога, за да разберете как то допринася за опазване на околната среда в нашата следваща статия!
Bulgarian 
English