Въпреки че много компании избират дистанционния или хибриден модел на работа, някои професии изискват присъствие. Това често се отнася за хората от HR отдела. Защо работата от вкъщи е трудна за специалистите човешки ресурси и кои са основните предизвикателства пред отдалеченото изпълнение на административни задачи? Как могат да помогнат електронните трудови досиета и защо sHRedy прави процеса възможен? Отговор на тези въпроси ще получите в новата ни блог статия.
Предизвикателства пред дистанционната работа на HR екипа
Специфичните особености на професията на HR специалистите водят до редица предизвикателства за отдалечената им работа. Такива могат да бъдат поддържане на комуникация и ангажираност със служителите, управление на тяхната производителност, изграждането на дистанционна екипна култура, администриране на трудово-правните процеси и др.
Без подходящите технологии административните задачи често се явяват непреодолима пречка за дистанционната работа на HR отдела. Създаването, съгласуването, връчването и съхранението на важни физически документи, свързани с трудово-правните отношения, например често изисква физическо присъствие и на двете страни. То често е задължително и при ключови трудово-правни процеси като назначаване и/или напускане на служители.
Представете си следната ситуация: след дълго търсене вече сте намерили перфектния кандидат, който обаче не може да посети физически офиса, тъй като в момента пребивава в друга държава. За да не го изпуснете, за Вас е изключително важно да подпишете договора веднага. Освен текущата комуникация по имейл, Вие също сте изправени пред необходимостта да изготвите, подпишете и изпратите документите чрез куриер, да изчакате те да бъдат подписани от кандидата и върнати обратно към Вас. Всичко това изисква време, средства и усилия и за двете страни, които с подходящите технологии могат да бъдат спестени.
Как електронните трудови досиета могат да подпомогнат дистанционната работа?
Електронните трудови досиета са една от технологиите, които могат значително да способстват прехода към дистанционна работа на HR експертите, тъй като предоставят възможност за дигитална трансформация на ключови трудово-правни документи и процеси. Чрез дигитализиране на взаимодействието между работодател и служител, HR екипите могат да управляват дистанционно своите административни задачи, свързани с трудовите взаимоотношения.
Гарантирането на сигурното съхранение на информацията в една централизирана платформа също улеснява отдалечените екипи. Чрез нея всеки HR специалист с права в системата може да достъпи трудово-правните документи от всяка точка и по всяко време. Това премахва необходимостта от управление на физически архив и създава допълнителна възможност за ефективна отдалечена работа на HR отдела.
Как sHRedy превръща дистанционната работа в реалност?
sHRedy е иновативно решение на електронно трудово досие, което улеснява дистанционната работа на HR екипа като
дигитализира напълно хартията в трудово-правните отношения. Също, чрез автоматизиране на ключови HR процеси като назначаване/напускане на служители, управление на отсъствията в компанията, масова и персонална размяна на документи и др. то създава редица нови възможности за
ефективната отдалечена работа на HR специалистите и служителите.
За илюстрация, назначаването на служител вече не изисква задължителното физическо присъствие на служител и работодател. Тъй като решението позволява електронно генериране на трудов договор и неговото дистанционно подписване посредством отдалечено издаден електронен подпис, чрез sHRedy назначаването на служител без необходимостта от физическа среща е реална възможност. Това е изключително предимство и необходимост за компании, които работят дистанционно и със служители в различни населени места, каквато например е .
Същото важи и за внасяне на промени в трудовия договор, което може да се осъществи както масово, така и персонално. При масово изготвяне на анекси към трудовите договори, например при индексиране на възнагражденията вследствие на инфлацията, sHRedy позволява електронно генериране, връчване и подписване на анекси и от двете страни, чрез което процесът се реализира за минути, въпреки че обичайно това би отнело седмици.
В допълнение, sHRedy осигурява по-лесното отдалечено проследяване и управление на отпуските, болничните и командировъчните. Във всеки един момент HR специалистът може да проследява отсъствията на служителя дистанционно, а самият служител да администрира своето отсъствие през мобилно приложение и портал за самообслужване. Това е приложимо и за процеси като заявяване на работа от вкъщи или обратния процес, който също е реализиран и наличен – заявяване на работа от офис. При този процес например служителят запазва работното си място за определен ден, а HR или администратор на системата може да следи капацитета на местата дистанционно. Това е изключително удобство за компании, които прилагат хибриден начин на работа, при който работят от офиса само през определени дни.
Не на последно място, sHRedy осигурява всички законови изисквания за функционална и техническа
сигурност на информацията, за да позволи нейното достъпване независимо от местоположението. Във функционално отношение, то създава роли с различни права на достъп, осигурява контрол на сесията и двуфакторна автентификация. Техническата сигурност, от друга страна, е гарантирана чрез криптирана база данни, отделен инстанс за всеки клиент, HTTPS връзка от уеб браузъра и мобилното приложение към инстанса, пространство за съхранение на файлове, криптирано с лични за клиента ключове и връзка към Evrotrust или Borica изцяло по HTPPS.
Заключение
Въпреки че съществуват редица предизвикателства за ефективната дистанционна работата на HR специалистите, подходящите технологии биха могли превърнат тази перспектива в реалност. Електронните трудови досиета могат значително да подобрят възможността за отдалечено изпълнение на административните трудово-правни задължения на екипите. Като дигитализира ключови трудово-правни документи и процеси, sHRedy създава възможност за отдалеченото ефективно управление на взаимодействието между служител и работодател, независимо от това къде се намира всяка от страните.
Свържете се с нас, за да научите повече за пълния потенциал на sHRedy!
Bulgarian 
English