sHRedy е изцяло легитимно, високо ефективно и лесно за ползване решение

information

Юлиян Маслянков: sHRedy e изцяло легитимно, високо ефективно и лесно за ползване решение, с гарантирана сигурност на информацията

Юлиян Маслянков, изпълнителен директор в HRM Solutions, представи на живо иновативния продукт на компанията – първото легитимно електронно трудово досие sHRedy, на онлайн форума с бизнес истории и споделяне на опит от големи компании Employer Branding REstart Vol.3 Disruption in Transformation.

По време на дискусия с организатора Елена Спирина, Маслянков даде възможност на участниците във форума да се запознаят отблизо със софтуера и да получат отговор на всички въпроси, които възникват във връзка с възможността за дигитализация и изцяло дистанционно управление на трудовите правоотношения с sHRedy, както и да научат повече за възможностите за имплементиране на зеленото решение в компаниите:

  • Как се появи идеята за sHRedy?
  • Появи се на базата на запитвания на наши клиенти, които искаха да решат проблемите с цялата документация, която водят на хартия и искаха да я дигитализират. Проучихме законодателството и в рамките на година успяхме да създадем електронното трудово досие. Подходихме консервативно и реализирахме всичко, което е разписано в наредбата, регламентираща дейностите свързани с електронното трудово досие, за да може sHRedy гарантирано да отговаря изцяло на законовите изисквания.“
  • Кои са проблемите, които решава sHRedy?
  • Софтуерът решава всички проблеми свързани с хартията и оптимизира взаимоотношенията между работодател и служител, като ги прави по-ефективни. Като пример – за по-големите компании, които имат разпределена структура в страната, пускането на отпуск и придвижването на тази документация не става лесно. Има разходи за физическа размяна, за отпечатване, за съхранение след това. Изисква се и време, в което документът да се придвижи в цялата структура на компанията, за да стигне до одобрение и подпис от представляващия работодателя. sHRedy спестява тези процеси изцяло: като започнем от назначаването и стигнем до напускането на служителя, управлението на всички видове отсъствия, отпуски и др. – всичко става електронно, по-бързо и по-лесно. Това, което законовата наредба не допуска към момента да бъде в електронен вариант, е книгата за първоначални и периодични инструктажи и трудовата книжка, за която всички се надяваме скоро да стане електронна. Абсолютно всичко останало, което възниква като хартия в трудовите взаимоотношения: трудови договори, анекси към трудовите договори, издаване на служебни бележки, удостоверения за доход, връчване на фишове, командировъчни заповеди, заповеди за поощрения, наказания и др. се управлява с sHRedy. Работили сме през годините с много решения, които позволяват това да се случва под една или друга форма, разликата е, че с sHRedy всичко това се случва легитимно. При другите решения, ако размяната на документи може да се случи дигитално, след това законът изисква тази информация да се дублира на хартия, да се архивира и т.н. С sHRedy тази нужда отпада. Освен това компаниите получават възможност да дигитализират и съществуващи хартиени документи – всичко, което се съхранява в една компания като трудови досиета, би могло изцяло да се дигитализира и да се съхранява само в електронна среда.
  • Много компании назначиха служители по време на кризата, предизвикана от COVID-19. Това създаде трудности с оформяне на документите, изпращането им по куриери и т.н. sHRedy помага ли в тази ситуация?
  • Със сигурност. Tочно сега, когато част от служителите не са в офиса, комуникацията с тях и размяната на най-обикновена заповед, като например какви трябва да са условията, за да бъдат те в легитимeн “home office” е предизвикателство. Покрай ситуацията с пандемията създадохме две допълнителни функционалности, които не са част от досието. Едната е именно искане и получаване на разрешение за работа в условията на “home office”, a втората е отчитане на отработеното време. Познатите на служителите „Човешки ресурси“ таблици за работно време могат да се водят и отчитат в софтуера, а след това да се експортират към билинг или финансова система.
  • Как точно се случва магията на sHRedy? Можем ли да бъдем спокойни относно възможностите за неоторизиран достъп и съответно за сигурността на информацията?
res
  • За да бъде всичко легитимно, ползваме за подизпълнител Evrotrust, с което гарантираме правната валидност на всички подписани документи. Издаваме електронен подпис от разстояние за всички участници в процеса. Използваме квалифицираната услуга „електронна препоръчана поща“, чиято функция е да удостовери, че зад определена електронна идентичност, стои точно конкретно лице, за което се отнася документацията и то декларира, че е получило документа. Електронният подпис се използва през мобилно приложение на телефона – така „подписът“ винаги е със собственика му. След изпълняване на определени условия за идентификация, той може да види получения документ на пощата си и директно да го подпише. В тази връзка, наредбата за електронно трудово досие има сериозни изисквания по отношение на сигурността, като например двуфакторна идентификация при вход на всеки един от потребителите, всеки път. Както при електронното банкиране – получавате еднократен код по имейл, който трябва да се въведе заедно с потребителското име и парола, за да успеете да влезете в системата и да видите документите. Всички изисквания за сигурността са факт и отговаряме изцяло на наредбата. Относно съхранението на данните – даваме възможност на компаниите да ползват решението като услуга в наш облак, отговарящ на изискванията на GDPR и законодателството, а можем и да инсталираме софтуера в център за данни или облак на клиента. Важно е да се каже, че дори компаниите да използват sHRedy изцяло като услуга, няма да има никакви споделени ресурси в облака между тях и други наши клиенти, т.е. никой не може да осъществи неоторизиран достъп до средата на конкретния клиент.
  • Един от участниците във форума сподели, че вече са имали демо на електронното трудово досие в тяхната компания и смята, че sHRedy е не само полезен, но и „user friendly” продукт. Какво е водещото при направата на едно такова решение?
  • Водещото при създаването на софтуер като sHRedy е да има архитектура, която да отговаря на всякакъв вид клиенти, да е високо ефективно решение и в същото време да е лесно за ползване – т.е. „user friendly”. Обикновено служителите, които подписват от страна на работодателя, са сред топ мениджмънта – един от най-важните ресурси в компанията, чието време е ценно. В тази връзка предлагаме услуга, предназначена само за работодателя – масово и сървърно подписване, при което документа може да се одобри в софтуера и той автоматично да се подпише от представляващия работодателя и да се изпрати на отсрещната страна, т.е. служителите. Така много от времето на топ мениджърите се спестява. Имаме и редица ползи за служителите. Електронният подпис, който издаваме е абсолютно легитимен и ако пожелае, служителят може да го ползва и за други взаимоотношения с Evrotrust и така да подписва и други документи. Друго основно предимство за служителите е, че постоянно имат достъп до собственото си досие. Ако работодателят прекрати договора или пък има случай на недобросъвестен работодател, служителят може да е спокоен, защото документите му няма да изчезнат – съхраняват се в Evrotrust с давност 5 години, а при нас и според закон – 50 години след напускане на служителя. Няма опция нито от наша страна, нито от страна на работодателя документи да бъдат изтрити и заличени. Документ, попаднал в досието, остава там и няма възможност за манипулация.
  • Какви пречки можем да срещнем при употребата на sHRedy? Ако една институция, например не иска да приеме електронно подписан документ, какво можем да направим?
  • Електронният документ винаги е оригинал. Когато го изпратите по имейла на друг човек, той остава оригинал. Неговата валидност може лесно да бъде проверена на сайта на удостоверителни услуги, а ако някой държи да го има на хартия, може да го принтира – тогава вече става копие на оригинала. Посоката, в която върви HR администрацията е дигитализация. Разбира се, законът гласи, че работодателят не може да задължи своите служители да преминат към електронно досие, така че със сигурност ще има някакъв период, в който паралелно ще се водят и хартиени и дигитални досиета.
  • Как се ценообразува внедряването и използването на sHRedy и за какви по мащаб компании е подходящо използването на това решение?
  • Компонентите на ценообразуването са: цена за първоначално внедряване, която включва услугите по началното конфигуриране и обучение, и месечни абонаментни такси, на база на броя служители и броя хора, които ще подписват от страна на работодателя. Всяка компания, която има собствено администриране на персонала има нужда от подобно решение. Ако трябва да обобщим, sHRedy е подходящо решение за компания с персонал над 50 души, но сме помислили как и по-малки компании да имат възможност да се възползват от софтуера. Работим с партньорска компания Green Path, която се занимава с аутсорсинг на пейрол и административни услуги. Внедрихме sHRedy в работата им и можем през компанията да предложим адекватни решения и на по-малките бизнеси. Тук е мястото да обявя, че специално за участниците в Employer Branding REstart Vol.3 Disruption in Transformation първоначалното инсталиране и конфигурация, ще бъде абсолютно безплатно, ако се заяви демо до края на месеца. Така тези, които са проактивни, ще могат да спестят първоначалната такса. Всички, които искат да научат повече за софтуера, възможностите за персонална оферта за внедряване и поддръжка, могат да се свържат с нас на shredy.bg.
sHRedy – гарантирана сигурност на информацията