Как Tavex подобри HR процесите си с sHRedy
Tavex е водеща компания в България в областта на търговията с благородни метали и валута. Фирмата предлага висококачествени продукти от физическо злато, сребро и валута, включително инвестиционни монети и кюлчета. Като се фокусира върху инвестиционното злато и сребро Tavex си сътрудничи с водещи рафинерии. Днес компанията е доверен и предпочитан партньор с 1 500 000 транзакции на година.
Бизнес моделът на Tavex се основава на предоставянето на висококачествени финансови услуги с акцент върху прозрачността, конкурентните цени и професионалното обслужване. Компанията оперира чрез мрежа от физически офиси в четири основни градове в България – София, Пловдив, Варна и Бургас. На разположение на клиентите е и онлайн магазин, където могат да се поръчат продукти и валута до всяка точка на страната.
Към днешна дата Tavex е част от Tavex Group. Компанията майка Tavid е основана през 1991 година в Естония. В момента Tavex има присъствие в 12 държави в Европа, включително България, Румъния, Сърбия, Полша, Естония, Латвия, Швеция, Дания, Финландия, Унгария, Великобритания, Норвегия.
Компанията се отличава още със своите образователни инициативи, насочени към повишаване на финансовата грамотност на обществото. Със силна визия за бъдещето, Tavex продължава да развива своите услуги, за да отговори на нарастващите нужди на своите клиенти и да предостави услуга без аналог в бранша.
Предизвикателства преди внедряването на sHRedy?
Tavex беше
изправен пред следните проблеми:
ü Бавно администриране на документи: процесът на обработка на трудови документи е бавен, което влияе на общата
ефективност на HR отдела. На хартия всички документи трябва да минават
физически през административен офис за валидиране, подпис и връщане към
служителите в цялата страна. Често се налага да се търсят загубени документи
при транспорта между офисите.
ü Ниско ниво на прозрачност: липсата на централизиран достъп до информация
затруднява управлението на данни и комуникацията между отделите.
ü Допълнителни разходи: физическото придвижване на хартиени документи генерира допълнителни разходи
за помещение за съхранение, консумативи, куриерски услуги и най-вече за време
на служителите, които се занимават с администрацията на толкова много хартия.
TAVEX имаше нужда от:
· По-добро управление на данните: централизирано съхранение на документи, което да улесни достъпа и управлението на информацията
· Цялостно оптимизиране на основните HR процеси и трансформирането им от хартиени към дигитални
· Повишаване на ефективността: автоматизация на процесите, която значително да ускори обработката на трудовите документи
Какво Ви накара да обмислите внедряване на решение като sHRedy?
“Основната ни мотивация за внедряване на електронно трудово досие беше необходимостта да оптимизираме и автоматизираме административните процеси по управление на човешките ресурси.”
“С нарастването на компанията стана ясно, че традиционните методи за водене и архивиране на трудовите досиета са неефективни, остарели и времеемки. Желанието ни да подобрим точността и сигурността на данните, както и да осигурим по-лесен достъп до информацията за нашите служители също изиграха ключова роля в този процес.”
Решението на sHRedy
Автоматизира процесите по назначаване и напускане, управление на отсъствията, отчитане на време, размяна на документи
Компанията измерва колко време отнема изпълнението на различни HR задачи преди и след внедряването на sHRedy. След внедряването забелязва значително намаление на времето, необходимо за задачи като създаване и актуализиране на трудови досиета, обработка на заявки за отпуск и управление на документи. Това показва, че системата значително увеличава ефективността и продуктивността на HR отдела, позволявайки на екипа да се фокусира върху по-стратегически дейности.
Как протече процесът по внедряване?
Процесът на внедряване на sHRedy е структуриран и ефективен. Той включва няколко основни етапа:
• Планиране и подготовка: провеждат се предварителни срещи, за да се обсъдят нуждите и целите и да се състави план за действие.
• Обучение на персонала: екипът на sHRedy предоставя подробни обучения и материали на HR отдела, за да гарантира гладък преход.
• Работа със системата в тестова среда: осъществяват се тестове, за да може всичко да работи правилно преди окончателното внедряване.
• Времетраене: целият процес отнема приблизително три месеца като комуникацията с екипа на sHRedy е отлична през цялото време.
Постигнати резултати
След внедряването на sHRedy значително се подобрява достъпността на информацията за служителите. Компанията измерва този показател чрез времето, необходимо за намиране и извличане на конкретни документи и данни. Преди внедряването този процес отнема значително повече време, поради необходимостта от ръчно търсене във физически архиви. Чрез дигиталната система на sHRedy информацията е на разположение с няколко клика, без да е необходимо човек да е на място в офиса. Това спомага за по-бързо и ефективно обслужване на служителите и подобрява оперативната ефективност на HR отдела.
Какво сподели Мария Савева, Chief HR SEE:
„Централизираното съхранение на документи улесни достъпа и управлението на информацията.
Автоматизацията на процесите значително ускори обработката на трудовите документи.
След внедряването на sHRedy, значително се подобри достъпността на информацията за служителите.“
Bulgarian 
English