В една организация, в която технологиите стоят в основата на всичко, от обслужването на клиенти до реализирането на международни проекти, очакването е и вътрешните процеси да бъдат също толкова модерни. Но Соитрон България HR екипът всеки ден се сблъскваше с нещо доста по-старовременно: купища хартия, ръчно подписване и стотици документи, които трябва да бъдат проследени, подредени и съхранени физически. 
С увеличаването на броя служители става ясно, че една модерна компания няма как да продължи да работи по този начин. Нужно е решение, което да внесе ред, бързина и сигурност -не просто удобство, а реална промяна в начина, по който се управляват HR процесите. 
Така започва работата между Соитрон България и sHRedy – платформа, която събира на едно място сигурност, автоматизация и гъвкавост, и превръща трудовото досие в изцяло дигитално изживяване. 
Поканихме Михаела Аргирова, експерт „Човешки ресурси‘‘ в Соитрон България, да разкаже как екипът ѝ премина през тази трансформация и какво стои зад успеха на промяната.

Какви бяха основните предизвикателства преди внедряването на sHRedy? 
-Преди внедряването работехме с процеси, които бяха твърде бавни и трудоемки. Всяка отпуска, болничен или договор минаваше през множество стъпки и проверки, което изискваше много време и внимание. Допълнително трябваше да съобразяваме различни закони, стандарти за сигурност и вътрешни правила, което усложняваше работата още повече. В един момент стана ясно, че имаме нужда от решение, което да намали рутината и да осигури по-бърз и сигурен обмен на документи.

Какво Ви накара да потърсите дигитално решение? 
-Искахме да подредим и модернизираме целия процес около трудово-правните документи. Нуждаехме се от единна система, в която комуникацията и документооборотът да се случват ясно, структурирано и без излишно забавяне. Търсехме платформа, която да е сигурна, гъвкава и може да бъде напълно адаптирана към нашите процеси. sHRedy покри тези критерии и ни даде увереност, че можем спокойно да преминем към електронна среда.

Какви конкретни подобрения донесе sHRedy? 
-След внедряването успяхме да дигитализираме всички ключови HR процеси от назначаване до напускане, управление на отсъствия, документи и подписване. Служителите вече имат Self-service достъп и могат сами да преглеждат и подписват своите документи през мобилното приложение, без допълнителни стъпки. Процесите станаха по-бързи и много по-прозрачни, а рискът от забавени или изгубени документи практически изчезна. Намалихме ръчните задачи и повишихме ефективността и сигурността във взаимодействието с екипа.

Как премина внедряването? 
-Процесът беше изцяло онлайн и премина изненадващо гладко за около два месеца. Екипът на sHRedy задълбочено анализира как работим, конфигурира системата спрямо нашите реални нужди и дори разработи функционалности, които бяха специфични за нас – например за майчинство и бащинство. Обученията и тестовете бяха организирани професионално, което помогна на служителите бързо да свикнат с електронното трудово досие.

Какви резултати постигнахте след внедряването? 
-Административната работа се оптимизира значително. Намалихме разходите за хартия, куриерски услуги и архивиране. Автоматизацията повиши ефективността на екипите и подобри цялостната организация на документооборота. 
„Днес 98% от служителите използват активно sHRedy, процесите са по-бързи, с по-малко грешки и с много по-високо ниво на сигурност.‘‘

Михаела Аргирова 
експерт „Човешки ресурси‘‘ в Соитрон България

❓ Какви са личните Ви впечатления от внедряването и използването на sHRedy? 
-Платформата направи ежедневната работа значително по-удобна. Служителите могат да заявяват отсъствия, да подписват документи и да получават важна информация от всяко устройство, без да се налага да идват до офиса. Комуникацията с HR стана по-ясна, процесите — по-прозрачни, а стъпките, които преди изискваха време, вече са интуитивни и бързи. Това е система, която реално подпомага ефективното управление и създава усещане за модерна, сигурна и подредена среда.