В динамичния свят на технологиите бързината и адаптивността са ключови не само за продуктите, но и за вътрешните процеси. За международната компания Sportingtech, която стои зад една от най-гъвкавите гейминг платформи, това осъзнаване доведе до нов поглед към начина, по който се управляват хората и процесите вътре в организацията.

С разрастването на екипа, навлизането на нови пазари и въвеждането на хибриден модел на работа, пред HR отдела се появиха въпросите: как да направят управлението на хората по-бързо, по-сигурно, по-лесно и изцяло дигитално?

За да улеснят тези процеси, на помощ се появи sHRedy – иновативно софтуерно решение за изцяло дигитализирано управление на трудовите правоотношения.

Как точно това промени ежедневието на екипа и служителите?
Поканихме Траяна Ангелова, ръководител на отдел „Човешки ресурси“в Sportingtech, да сподели своя опит.

Какви бяха основните предизвикателства преди внедряването на sHRedy?

– Най-големият ни проблем беше логистиката с новозапочващи служители по време на Ковид кризата – изпращането на множество документи за подпис, проследяването им, куриерски разходи, пропуснати страници за подпис по време на размяната на документи и т.н. Процесът отнемаше двойно повече време от очакваното. А тъй като всяка седмица наемахме нови служители, обемът на документацията беше и продължава да е огромен.

Какво Ви накара да потърсите дигитално решение? 

– Работим на хибриден модел, което значи нови колеги в различни градове, работещи както от офиса ни, така и от вкъщи. Имахме нужда да оптимизираме процеса и да съкратим времето за обмяна и подписване на документи. sHRedy ни даде възможност да назначаваме служители изцяло дистанционно и да сме сигурни, че сме спазили коректно законовата рамка.

Какви конкретни подобрения донесе sHRedy?

– sHRedy донесе значителни подобрения в начина, по който управляваме HR процесите си. Успяхме напълно да елиминираме хартиените досиета и да дигитализираме целия процес по сключване и прекратяване на договори, подписване на допълнителни споразумения, обработка на отсъствия също така. Това не само направи работата по-бърза и по-прозрачна, но и повиши ефективността и удовлетвореността както на HR екипа, така и на самите ни служители.
Освен това намалихме разходите свързани с куриери и архивиране на документи, което има реален финансов ефект за компанията. Добавихме и функция за самообслужване, която дава възможност на служителите сами да управляват своите документи – бързо, лесно и с пълен контрол.

Как премина внедряването?

– Екипът на sHRedy беше изключително полезен и информативен, а нивото им на професионализъм ни впечатли и спечели много бързо – започнаха с предоставяне на темплейти, в които да попълним данните на служителите ни за автоматизирана интеграция в системата, организираха обучителни срещи и демонстрации. За около месец имахме готова тестова среда, където тествахме всичко без риск за реалните данни. Support отделът им е изключително отзивчив и реагираха светкавично при всякакви въпроси и проблеми.
Работим и с международни HRIS системи и адмирирам скоростта с която целият екип на sHRedy винаги откликва при проблем.

Какви резултати постигнахте след внедряването?

– Вече използваме масово и сървърно подписване с лични електронни подписи, което значително ускори процесите и елиминира нуждата от физически документи. Постигнахме пълна дигитализация на документооборота и автоматизация на основните HR процеси, което повиши продуктивността на целия екип.
Служителите вече имат възможност да работят и подписват документи директно от мобилните           си устройства, а цялата комуникация е напълно легитимна и съобразена с нормативните            изисквания. В резултат HR дейността стана по-гъвкава, по-бърза и по-удобна както за екипа, така и за служителите.

Какви са личните ви впечатления от внедряването и използването на sHRedy?

– sHRedy е като домашен робот за HR специалистите – върши тежката работа вместо нас и ни оставя време за важните неща. Процесите са бързи, прозрачни и на няколко клика разстояние. Можеш да подпишеш документ дори от телефона си.

Траяна Ангелова,
 Ръководител отдел „Човешки ресурси“, Sportingtech